Devi assegnare delle scadenze? Sì, ma ragionevoli e senza stress!

Come stabilire una deadline ragionevole e farla rispettare al tuo team (senza farsi prendere dal panico!)  

Una domanda semplice per capire in modo pratico e veloce quando una deadline è ragionevole: ricordi l’ultima volta che hai accettato una richiesta super urgente di un cliente?

Ecco, quella è una deadline irragionevole, una scadenza che non prende in considerazione tutto il lavoro necessario per rispettare l’accordo.

Questo succede fin troppo nelle aziende italiane.

Una scadenza si può considerare ragionevole quando tra il punto di partenza del lavoro (per esempio l’inizio della produzione di un prodotto) e il punto di arrivo (per esempio il prodotto finito) c’è il tutto il tempo necessario stimato, più una percentuale di tempo dedicata ai possibili imprevisti.

Per riuscire a impostare una deadline ragione è quindi necessario:

1. stimare nel modo più dettagliato possibile i tempi di lavoro per svolgere ogni singola mansione;
2. impostare degli indicatori che ci mostrino lo stato di avanzamento dei lavori durante tutto il processo. 

Gli indicatori sono fondamentali per informare tutte le persone coinvolte nel progetto in ogni momento dell’arco temporale prima della deadline, a che punto del processo sono e se la scadenza potrà essere rispettata o meno.

Gli imprenditori sono le persone che prendono le decisioni in azienda e che hanno l’ultima parola sugli obiettivi e sulle scadenze finali. Per permettere a qualsiasi dipendente coinvolto di rispettare le deadline aziendali è importante che queste contengano alcuni elementi fondamentali.

• Definire gli obiettivi: l’imprenditore deve definire gli obiettivi e le scadenze in modo chiaro e fare in modo che tutti i dipendenti possano consultare i documenti in cui è tutto scritto nero su bianco.
• Sciogliere dubbi o perplessità: per far sì che tutti rispettino le scadenze imposte da qualcun altro non ci deve essere traccia di dubbio o di perplessità.
• Rendere accessibile il SAL (Stato Avanzamento Lavori): a tutti e a tutte. Inoltre, è importante che i KPI (gli indicatori che mostrano lo stato di avanzamento sulla tabella di marcia) siano consultabili da tutti.

In questo modo ogni singolo dipendente potrà auto organizzarsi nella parte di sua competenza, mentre il/la manager può facilmente individuare quali lavoratori non rispettano le scadenze richieste.

Quando la tabella di marcia è chiara e ci sono gli indicatori di processo che permettono a tutti e a tutte di autocontrollarsi e autogestirsi, le probabilità che la scadenza sarà rispettata aumentano nettamente.

Perché le scadenze sono importanti?

Le scadenze sono fondamentali per aumentare le performance aziendali. Perché?

Perché impostare una scadenza specifica e chiara serve per mettere in pratica tutte le strategie definite per raggiungere un determinato obiettivo. Non a caso un obiettivo efficace è un obiettivo temporizzato, cioè con una scadenza.

Solo impostando e rispettando le scadenze è possibile gestire il raggiungimento anche degli obiettivi aziendali più importanti e più grandi (quelli a lungo termine).

La scelta delle deadline è importante anche per gestire il lavoro giornaliero senza costruire colli di bottiglia che fanno solo perdere tempo ad altri reparti oppure senza generare stress ai dipendenti a causa di una mole di lavoro difficile da gestire.

Si possono definire le scadenze anche per ogni piccolo task giornaliero o per tutta la giornata di lavoro.

Quando ogni dipendente rispetta le scadenze anche il lavoro del team è più agile e, di conseguenza, anche le mansioni degli altri reparti filano lisce come l’olio.

É tutta una questione di impostazione dei processi di lavoro.

È importante impostare delle deadline ragionevoli e strategiche per evitare che i dipendenti lavori di fretta, magari tralasciando involontariamente dettagli importanti che possono portare al mancato raggiungimento dell’obiettivo.

Ma cosa significa una deadline ragionevole? Vediamolo.

Come trasformare le date di scadenza in uno stimolo positivo?

La frase: “tutto dipende dalla lente con cui si guarda” calza a pennello.

Basta eliminare gli stereotipi negativi rispetto alle scadenze che incombono, è semplice!  Scollega la spina dagli svantaggi e connettila ai benefici che generano le scadenze prefissate.

Il primo beneficio che porta una data di scadenza è quello di determinare la data d’inizio del progetto. Questo rappresenta un incentivo per chi ha l’abitudine di lasciare tutto per l’ultima ora. Vi sono alcuni trucchi molto semplici e facili da applicare che permettono di gestire le date di scadenza senza troppo stress:

1. Suddividi il progetto in fasi e stabilisci insieme al team una data di scadenza per il completamento di ognuna. In questo modo è visibile l’avanzamento e non vi farete prendere dal panico. Ricorda di lasciare un margine per qualsiasi tipo di imprevisto.

2. Individua le priorità che non puoi rinviare durante la realizzazione del progetto ed elimina tutte le distrazioni.

3. Tieni uno spazio per rilassarti. Normalmente quando ci troviamo di fronte a una data di scadenza prefissata, invece di eliminare le distrazioni (come l’abitudine di stare perennemente connessi alle reti sociali) ci limitiamo a smettere di andare in palestra, fare attività fisica e dormire meno. Queste attività sono invece importanti perché servono a fare riposare il nostro cervello, permettono al corpo di liberarsi della tensione accumulata durante il giorno e, con un po’ di fortuna, rappresentano uno stimolo che potenzia la creatività.

4. Individua i momenti della giornata in cui sei più produttivo per dedicarli alle attività che rientrano nelle date di scadenza prefissate. In questo modo potrai lavorare di più in minor tempo.

5. Impara a dire di no. Normalmente le persone molto capaci tendono a farsi carico di troppo lavoro e questo genera in loro tensione. Se avete delle date di scadenza da rispettare per dei progetti molto importanti, non vi compromettete con nuovi progetti, perché questo non farà altro che aumentare la tensione. Ricordate che imparare a dire di no in modo assertivo è una delle chiavi per vivere con meno stress.

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